Terug

Rotterdamse Standaard aanpak voor projectcontrol staat als een huis!

Rotterdamse Standaard aanpak voor projectcontrol staat als een huis!

Voor dit blog bezocht ik Petra van den Herik en Arnold Timmer, beiden werkzaam bij de gemeente Rotterdam en verantwoordelijk voor de verdere professionalisering van projectcontrol, binnen hun organisatie. Zoals bij vele organisaties was de functie van projectcontrol oorspronkelijk gekoppeld aan de financiële  en administratieve taken binnen de projecten. Na enkele reorganisaties in 2013 en 2016 werd de functie ondergebracht bij Middelen & Control en breder ingericht.

‘Broodje speciaal’

Bevlogen vertellen beiden (teamleider en controller) over de keuzes met betrekking tot de positionering van projectcontrol . En over de positieve ontwikkelingen die de functie binnen de gemeentelijke organisatie heeft doorgemaakt. ‘Een project is weliswaar iets bijzonders, een ‘broodje speciaal’, maar kent voor een groot deel dezelfde dynamiek als een normaal bedrijf. Waar een normale organisatie ‘een directeur’ kent en een ‘(business)controller’ heeft, zijn deze posities ook van belang voor een project. Een project kent immers ook een ‘directeur’, de projectmanager, en deze is aangesteld om de resultaten voor zijn opdrachtgever te ‘behalen’. Daarnaast kent een project ook een controlfunctie, de (project)controller.

De rol van de Projectcontroller

Maar bij deze samenwerking tussen (directeur) projectmanager en opdrachtgever knelt ook vaak de schoen. Immers de ‘ambtelijk’ opdrachtgever, zoals dat bij de gemeente heet, heeft vaak een groot belang bij het behalen van die projectresultaten, maar kent de ins and outs van het project niet. De businesscontroller ziet toe op de reguliere lijnorganisatie en mist ook de aansluiting met het ‘broodje speciaal’. Daarom is een projectcontroller aangesteld. Deze rol is zelfs verplicht voor projecten boven de 20 miljoen investeringswaarde of met een bijzonder politiek-bestuurlijk risicoprofiel. De projectcontroller toetst en adviseert vanuit zijn rol of het project nog op koers ligt. Dit doet hij/zij om de – voor de ambtelijk opdrachtgever zo belangrijke – projectresultaten te behalen binnen de kwantitatieve en kwalitatieve kaders. En daarbij wordt in de gaten gehouden of er geen risico’s in het project spelen die de lijn in gevaar kunnen brengen.

Kennis – en expertisecentrum Project Control

Houvast

De Rotterdamse Standaard Projectmatig Werken (RSPW) is het normatief kader voor projectinrichting en management, een belangrijke houvast voor de projectcontrollers. De RSPW is voor ons een doordachte combinatie van het Projectmatig Werken, PRINCE2, aangevuld met een gezonde dosis nuchterheid en boerenverstand. Deze is gericht op juiste en tijdige informatievoorziening voor de ambtelijk opdrachtgever bij belangrijke faseovergangen en no go – go beslismomenten.

Monitoring

De projecten worden bij de gemeente Rotterdam gemonitord via speciale producten als de ‘Monitor Grote Projecten’. ‘En we hebben een projectendashboard met kwantitatieve – en kwalitatieve informatie. Maar vooral de beoordeling en assessment van de projectcontroller zijn voor ons belangrijk. Zo wordt ook Quality & Risk Assurance ingevuld’. De projectcontroller kan zo een onafhankelijke en betrokken rol vervullen, waarin hij ook desgewenst het project of de opdrachtgever kan adviseren. Via de rapportages verloopt dit kritisch en opbouwend.

Bredere rol Projectcontroller

Maar naast het monitoren van het behalen van de projectresultaten, de kaders van de standaard werkwijze en de projectrisico’s die de lijn kunnen raken heeft de projectcontroller ook een belangrijk brugfunctie naar de afdelingsmanagers/bedrijfsdirecteuren en de businesscontrollers in de lijn’ toe.‘De projectcontroller heeft een helicopterview en acteert op hetzelfde niveau als de businescontroller van een organisatie. Van de projectcontroller wordt verwacht dat hij vanuit de bril van de ambtelijk opdrachgever en de projectmanager kritisch het project volgt. ‘Het monitoren van stoepranden (bouten & moeren meten, hard controls) en focus op projectnavelstaren is hiermee verleden tijd’. Deze bredere rol stelt hogere eisen aan de kennis en vaardigheden van de projectcontroller. Hiervoor is een ontwikkelingspad gestart zodat de medewerkers en zich naar deze zwaardere invulling van hun functie kunnen ontwikkelen.

Borging

Om de kennis van projectcontrol vast te houden en de lessons learned te borgen is het Kennis – en expertisecentrum Project Control ingericht. Hier worden de methoden en kaders beheerd en de resultaten van audits en evaluaties geborgd, waarmee het lerend vermogen wordt gestimuleerd. Er loopt ook een benchmark pilot met Rijkswaterstaat. En de vertrouwensscan het ‘gerechtvaardigd vertrouwen’ is ingevoerd gebaseerd op ‘trust me tell me, show me’. De projectcontrollers zien toe op de juiste checks ands balances aan de voorkant, de planvorming van het project.

Kennis – en expertisecentrum Project Control

Een bevlogen betoog over de positieve ontwikkeling van de projectcontrolfunctie in Rotterdam waarin doordachte keuzes zijn gemaakt die met overtuiging worden ingevoerd en nageleefd. Met projectcontrol zijn ze in Rotterdam de juiste weg in geslagen. Er worden meters gemaakt, denk ik als ik terugrij naar huis.

Marjan Kemperman

Terug

Auteur

Marjan Kemperman
Adviseur
m.kemperman@projectcontrolonline.nl
Twitter
Linkedin
033 - 750 15 01033 - 750 15 01
Marjan Kemperman

Meer blogs

lees ons hele blog

Eerstvolgende opleidingen

  • 24 jan 2019Post-HBO Opleiding Project Control (OPC) voor Waterschappen
  • 05 feb 2019Post-HBO Opleiding Project Control (OPC)
  • 07 feb 2019Post-HBO Opleiding Project Control (OPC)
  • 13 mrt 2019Post-WO Opleiding Registered Project Controller (RPC)
  • 16 mei 2019Opleiding Project Management Ondersteuner (PMO)
  • 29 okt 2019Opleiding Project Management Ondersteuner (PMO)